Allgemeine Informationen

Aufgrund der fehlenden Sicherheit und Verlässlichkeit des haitianischen Urkundenwesens musste die Legalisation von öffentlichen Urkunden eingestellt werden. Haitianische Urkunden können daher nicht legalisiert werden. Stattdessen kann als Nachweis der Echtheit der Urkunden eine Urkundenüberprüfung in Amts- bzw. Rechtshilfe eingeleitet werden. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt gem. § 438 ZPO im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, das die Urkunde zu Beweiszwecken verwenden will. Von Privatpersonen kann grundsätzlich keine Urkundenüberprüfung veranlasst werden.

Bitte beachten Sie, dass grundsätzlich eine Globalüberprüfung der zu überprüfenden Person durchgeführt und nicht nur ein Dokument überprüft wird. Daher sind alle im Merkblatt aufgeführten Unterlagen einzureichen.

Gerade aufgrund der aktuellen prekären und katastrophalen Lage in Haiti, kann eine Urkundenüberprüfung derzeit nur unter extremst erschwerten Bedingungen stattfinden, was zu langen Bearbeitungszeiten und häufig keinen aussagekräftigen Ergebnissen führt. Es wird daher gebeten, die Urkundenüberprüfung nur bei begründeten Zweifeln an der Echtheit des Dokumentes oder dem beurkundeten Inhalt einzuleiten.

Verfahren

1. Die ersuchende Behörde stellt ein Amtshilfeersuchen und erklärt sich im Verhältnis zur Deutschen Botschaft Santo Domingo zur Übernahme der dabei entstehenden Auslagen bereit. Aus dem Amtshilfeersuchen sollte hervorgehen, für welches inländische Verfahren die Urkunden benötigt werden und welchem Zweck die Urkundenüberprüfung dienen soll.

2. Nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen erteilt die Botschaft den Auftrag zur Überprüfung der Dokumente einer dritten Partei.

3. Die Botschaft bestätigt der ersuchenden Behörde die Einleitung der Urkundenüberprüfung per E-Mail. Es muss aufgrund der aktuell schwierigen Bedingungen in Haiti mit einer Verfahrensdauer von mehreren Monaten bis sogar Jahren ab vollständigem Vorliegen aller notwendigen Unterlagen gerechnet werden.

4. Nach Abschluss der Überprüfung fertigt die Botschaft einen Bericht und sendet ihn zusammen mit den Originaldokumenten und einem Kostenbescheid an die ersuchende innerdeutsche Behörde.

Vorzulegende Unterlagen

• Kostenübernahmeerklärung
• Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Fragebogen (bitte leserlich ausfüllen!)
• Geburtsurkunde des Urkundeninhabers
• Passkopie des Urkundeninhabers
• vollständig ausgefüllter Fragebogen
• 2 biometrische Fotos des Urkundeninhabers
• Fotos der Eltern des Urkundeninhabers
• Schulzeugnisse (Einschulungszeugnis, Abgangszeugnis)
• Bescheinigung des letzten bzw. aktuellen Arbeitgebers
• alle Heiratsurkunden
• alle Scheidungsurkunden und die dazugehörigen Scheidungsurteile
• Fotos der Eheschließung, Trauungszeremonie, des Ehepaars und der Trauzeugen
• Taufschein
• Geburtsbescheinigung des Krankenhauses / der Geburtshelferin
• ggf. Sorgerechtsurteil (falls dieses überprüft werden soll)
• ggf. Ledigkeitsbescheinigung (falls diese überprüft werden soll)

Für die Überprüfungen ist die Vorlage von Übersetzungen NICHT erforderlich.

Alle Personenstandsurkunden müssen von der Staatsanwaltschaft, dem haitianischen Außen- und Justizministerium beglaubigt sein. Die Urkunden dürfen nicht beschädigt sein.

Sofern oben genannte Urkunden und Bescheinigungen nicht vorgelegt werden können, ist immer eine Begründung anzugeben (z.B. nicht verheiratet, nicht getauft etc.).

Die Fotos sind auf der Rückseite mit den Namen der abgebildeten Personen zu beschriften.

Kosten

Für die Erledigung von Amtshilfeersuchen werden keine Gebühren, jedoch Auslagen erhoben (vgl. § 8 Abs. 1 AKostG). Kostenschuldnerin ist die ersuchende Behörde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 AKostG). Es wird um eine Kostenzusage der Behörde gebeten.

Die Auslagen entstehen dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen kann, sondern sich auch auf Nachforschungen von Vertrauenspersonen stützt. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularbeamten der Botschaft und wird mit den Urkunden unmittelbar an die ersuchende Behörde / das Gericht übersandt.

Die Auslagen für die Globalüberprüfung der Urkunde liegen bei 650 € pro Person.

Hinweise

• Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amts-/Rechtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amtes (Auswärtiges Amt, für Botschaft Santo Domingo, Kurstraße 36, 10117 Berlin) benutzen. Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.
• Die Referenzpersonen müssen in Haiti leben und sie dürfen nicht mit dem/r Urkundeninhaber/In verwandt sein. Außerdem sollen die Referenzpersonen zueinander keine Verbindung (z.B. Ehegatten, Verwandtschaft) haben.
• Aufgrund der fehlenden bzw. nicht ausreichenden Straßenbeschilderung in Haiti sollte jeder Anschrift eine englisch-, spanisch- oder französischsprachige Wegbeschreibung/ -skizze beigefügt werden. Wegbeschreibungen müssen leserlich und vollständig sein. Es muss sich um eine von deutlichen Landmarken ausgehende Anfahrtsskizze handeln, die ggf. auf einem Beiblatt weiter erläutert wird. Jede Wegbeschreibung muss den Namen und die Verwandschafts- oder andere Beziehung der Kontaktperson zum/r Urkundeninhaber/In aufweisen.

Fragebogen

Hier finden Sie den Fragebogen zur Urkundenüberprüfung